Poucos ditados fazem tanto sentido quanto “tempo é dinheiro”. Mesmo assim, muitas pessoas têm dificuldades em administrar seu próprio tempo, tanto em relação às suas atividades pessoais quanto aos seus afazeres profissionais.
Para e pense: quantas vezes, nos últimos dias, você mesmo disse ou ouviu alguém dizer que “estava sem tempo”? De fato, em um mundo com cada vez mais estímulos e ofertas de opções para ocupar nosso tempo, pode ser realmente difícil de conseguir gerenciá-lo de maneira eficiente.
Entretanto, aprender como fazer isso é fundamental, especialmente na nossa vida profissional, em que temos que lidar com demandas diárias, que possuem prazos e objetivos estabelecidos e que impactam diretamente na empresa e no trabalho dos outros colaboradores.
A importância dessa organização é tamanha que foram criadas diversas dinâmicas sobre administração do tempo, desenvolvidas especificamente para ajudar no ambiente de trabalho. Entre elas, estão as nove regras de Hope Butler e a matriz de Eisenhower, duas estratégias extremamente práticas e que, melhor ainda, podem funcionar de maneira complementar.
As dinâmicas em si são simples: em poucos passos, elas ensinam tudo o que você precisa saber para administrar seu tempo de maneira mais produtiva, permitindo que você cresça profissionalmente e também pessoalmente. Quer saber mais? Acompanhe!
A falta de uma boa administração do tempo no ambiente de trabalho impacta diretamente na produtividade e, consequentemente, no desenvolvimento de projetos por parte de gestores e colaboradores.
Aliás, é fundamental que toda a equipe esteja atenta a fatores que possam ser prejudiciais à organização do tempo, buscando melhorias – coletivas e individuais – que colaborem para o crescimento do time como um todo. Afinal, a administração do tempo proporciona uma série de benefícios, dando mais espaço para a criatividade e inovação, além de permitir o investimento em capacitação profissional e trabalhos em equipe.
Uma bom exemplo de ação que pode ser aplicada no meio profissional para melhorar a administração de tempo de todos são as dinâmicas de grupo sobre gestão do tempo. E é justamente isso que vamos ver agora.
Vamos começar pelas regras de Butler. Elas são simples; o desafio é conseguir segui-las!
A matriz de Eisenhower é outra dinâmica para administração do tempo interessante e que, de certa forma, complementa as nove regras de Butler. Ela consiste em dividir as tarefas em urgentes e importantes, criando diferentes combinações entre elas.
Antes de se aprofundar nesses variações, vamos entender a diferença entre urgência e importância:
Urgentes são todas as tarefas que possuem um prazo determinado para serem cumpridas, pois têm data definida para acontecer ou, no mínimo, não se repetir sob condições tão favoráveis. Quer dizer, trata-se de afazeres que, se não forem executados a tempo, podem trazer algum tipo de prejuízo. Por exemplo:
Por sua vez, importantes são as tarefas relacionadas a metas ou objetivos pré-estabelecidos, não sendo tão dependentes do fator tempo, mas sim focadas em sua boa execução. Exemplos:
Nesse sentido, repare que nada impede que uma tarefa seja, ao mesmo tempo, urgente e importante. Por exemplo: se um projeto deve ser cumprido até quarta-feira da próxima semana, ele é importante por se tratar de algo relacionado a metas que foram criadas. Porém, perceba que ele também é urgente, já que a quarta-feira em questão se aproxima a cada dia que passa.
Isso posto, agora podemos entender as diferentes combinações que a matriz de Eisenhower proporciona. Dividindo suas tarefas em grupos, essa dinâmica para administração do tempo propõe o seguinte esquema para que você se organize:
Gostou do conteúdo de hoje? Espero que essas dinâmicas ajudem você a administrar melhor seu tempo. Para ficar por dentro das nossas novidades e de outras publicações como essa, não esqueça de nos seguir no Facebook. Vejo você por lá!